México, D.F. a 1 de septiembre de 2010
CIRCULAR
FACTURA ELECTRÓNICA
VERSIÓN 1
A TODOS NUESTROS CLIENTES
Este documento contiene información de carácter
general y no puede considerarse una recomendación, interpretación o declaración
por parte de Insoft sobre la correcta aplicación de
El objetivo
de este documento es responden a sus inquietudes sobre el nuevo esquema de
facturación electrónica.
INFORMACIÓN GENERAL
Actualmente
un restaurante maneja dos tipos de comprobantes para sus clientes. Al operar
con público en general el restaurante expide un “comprobante simplificado” con
requisitos mínimos. Si el cliente se identifica con RFC y pide un “comprobante
para fines fiscales” (factura o nota de consumo), deja de ser público en
general, por lo que se le debe expedir un comprobante con requisitos adicionales
(impresor autorizado, cédula, datos del cliente, RFC, etc.).
Al final
del día el restaurante emite una “factura global de venta diaria” para amparar
los ingresos correspondientes a los comprobantes simplificados.
Los
comprobantes simplificados no han tenido ningún cambio, y podrán seguir
manejándose de la misma manera en que se ha hecho hasta ahora.
Por otro
lado, a menos que la autoridad notifique lo contrario, en 2011 se tendrán que
substituir los comprobantes impresos por impresor autorizado (facturas y notas
de consumo) por comprobantes fiscales digitales, comúnmente conocidos como “facturas
electrónicas”.
A partir
del primero de enero no se podrán solicitar más comprobantes fiscales a un impresor
autorizado. Si todavía cuenta con comprobantes impresos por impresor autorizado
en principio podrá seguir utilizándolos mientras dure su vigencia (dos años a
partir de su impresión). Sin embargo, se espera que existan restricciones para
la emisión de estos comprobantes (ej. montos máximos o requisitos adicionales).
Una vez que
un contribuyente opte por emitir comprobantes fiscales digitales, por lo
general ya no podrá emitir más comprobantes impresos por impresor autorizado.
Los
comprobantes fiscales digitales son archivos generados por una computadora que
contienen básicamente los mismos datos que los comprobantes que se emitían en
papel, más unos elementos adicionales que dificultan su modificación o
falsificación.
El emisor
del comprobante (restaurante) tiene que resguardar los archivos de los
comprobantes fiscales digitales como parte de su contabilidad por el plazo que
indiquen las disposiciones fiscales (normalmente cinco años, pero en ocasiones el plazo puede extenderse a
diez, quince o hasta más años). El receptor (cliente) puede recibir el
comprobante como archivo, o como una representación impresa del archivo, y
también está obligado a conservarlo.
Existen dos
diferentes esquemas para emisión de comprobantes fiscales digitales:
·
Emisión
“por sus propios medios”: el contribuyente utiliza su sistema contable para
generar los comprobantes fiscales digitales; el contribuyente es responsable
por la correcta operación del sistema, por el control de los folios y por el
almacenamiento de los comprobantes; hay un costo inicial alto por la
adquisición del sistema, pero después los comprobantes aparentemente no tienen
costo adicional.
·
Emisión
“por medio de un proveedor autorizado”: el contribuyente solicita la emisión de
los comprobantes fiscales digitales a un proveedor autorizado por el SAT; el
proveedor autorizado es responsable por la correcta operación del sistema, por
el control de los folios y por el almacenamiento de los comprobantes; existe un
costo por la emisión de cada comprobante, similar al costo que tienen
actualmente los comprobantes fiscales impresos por impresor autorizado.
¿CÓMO SE MANEJARÁN LOS
COMPROBANTES FISCALES DIGITALES EN EL CHEFF?
A partir de
2011 El Cheff podrá emitir comprobantes fiscales
digitales por medio de un proveedor autorizado. Las modificaciones al sistema
ya están listas, y la autorización está en trámite ante el SAT.
Decidimos
utilizar un proveedor autorizado porque sabemos que el esquema de emisión por
sus propios medios implica un riesgo demasiado grande en términos de la
obligación de almacenamiento. Para un emisor por sus propios medios un daño en
disco duro, el robo de una computadora, o cualquier otra situación similar, puede
implicar un delito fiscal.
La emisión
de comprobantes fiscales digitales se podrá hacer directamente desde El Cheff, sólo se tendrán que capturar (una vez) los datos
fiscales del receptor, y (cada vez) el total de la factura. El Cheff se comunicará vía internet con el proveedor
autorizado para generar el comprobante, y después lo imprimirá en la impresora
de tickets (ya no será necesario utilizar formatos). Los comprobantes fiscales
digitales también se podrán generar, cancelar, consultar, reportar, reimprimir,
enviar por correo electrónico, etc. vía internet.
En caso de
que desee emitir comprobantes fiscales digitales a través de El Cheff, a más tardar a principios de diciembre le haremos
llegar información sobre los trámites a realizar ante el SAT. Mientras tanto,
le recomendamos que no tome ninguna acción excepto:
·
confirmar
que cuente con una firma electrónica (FIEL) vigente,
·
solicitar
a un impresor autorizado la impresión de una cantidad suficiente de
comprobantes fiscales antes de fin de año para tenerlos como reserva ante
cualquier eventualidad, y
·
si
actualmente no cuenta con internet en la caja, contemplar su instalación.
Le
recordamos que no es obligatorio emitir los comprobantes fiscales digitales
desde el sistema de punto de venta. Si así lo desea, el restaurante podrá seguir
utilizando El Cheff en forma normal para la operación
y emitir únicamente comprobantes simplificados. Posteriormente podrá utilizar
la opción de su preferencia para generar sus comprobantes fiscales digitales
desde otra computadora.
PREGUNTAS FRECUENTES
¿Otorga el
SAT una aplicación gratuita para facturación electrónica?
Sí y no. El
SAT otorga la aplicación micro-e, cuyo fin es para llevar la contabilidad
completa del contribuyente, incluyendo entre otros aspectos la facturación electrónica.
Sirve para
contribuyentes pequeños, cuyos ingresos no sean superiores a 4 millones de
pesos al año (en promedio menos de 11,000 pesos diarios).
¿Cuáles son
las ventajas de la facturación electrónica?
·
Cumple
con los requisitos del SAT
·
Si
tiene varias sucursales se pueden manejar los folios en forma independiente o
conglomerada. Se pueden emitir facturas desde diferentes lugares simultáneamente.
·
No
hay que imprimir ni controlar formatos
·
Se
puede imprimir en la impresora de tickets de la caja
·
Se
puede mandar por correo electrónico
·
No
hay “original”, así que si el cliente la extravía se le puede reimprimir o
reenviar.